Deine Bücher müssen zehn Jahre überstehen und beweisen, dass sie niemand angerührt hat.

Die GeBüV (Geschäftsbücherverordnung) ist die Schweizer Verordnung, die ausführt, wie die vom Obligationenrecht verlangten Bücher und Aufzeichnungen zu führen und aufzubewahren sind. Im Klartext fordert sie vier Dinge. Aufzeichnungen sind zehn Jahre aufzubewahren. Sie müssen Integrität haben: so geführt, dass jede spätere Änderung erkennbar ist, sodass eine Zahl nicht nachträglich stillschweigend umgeschrieben werden kann. Sie müssen geordnet sein: so dokumentiert und organisiert, dass sich ein Dritter darin zurechtfindet. Und sie müssen verfügbar sein: in lesbarer Form und innert angemessener Frist für eine Prüfung vorlegbar.

Diese Pflichten treffen dich als Betreiber und deinen Treuhänder, der die Bücher führt. Kein Software-Anbieter kann sie dir abnehmen, und keiner kann bescheinigen, dass deine Buchhaltung sie erfüllt. Dieses Urteil ist Sache deines Treuhänders und letztlich einer Revisionsstelle.

Was Software tun kann, ist, aufzuhören, das schwache Glied zu sein. Wenn deine Buchungs-, Rechnungs- und Zahlungsdaten in einem System liegen, in dem jeder die Historie ändern kann, in dem die Aufbewahrung davon abhängt, dass sich jemand erinnert, und in dem eine Prüfung eine Woche manuellen Exportierens von Tabellen bedeutet, wird die GeBüV viel schwerer zu erfüllen, als sie sein müsste.

Ordnung lässt sich leichter zeigen, wenn die Zahlen bereits übereinstimmen. Jede Rechnung, die Grondia ausstellt, ist eine konforme Swiss QR-Bill mit einer strukturierten QR-IBAN-Referenz. Diese Referenz ist es, die die Rechnung sich selbst einzahlen lässt: Wenn der Gast sie begleicht, landet das Geld bereits dem richtigen Folio zugeordnet, sodass es keine zeilenweise Abstimmung und keine rätselhafte Anzahlung am Monatsende gibt.

Dasselbe gilt über den ganzen Aufenthalt. Stellplatz, Kurtaxe, Shop, Bar und Vermietungen sammeln sich auf einem laufenden Folio und werden einmal beim Check-out beglichen, als ein Datensatz statt als Streuung loser Transaktionen. Wenn dein Treuhänder den Export öffnet, sind die Zahlungen, die Steuerzeilen, die Anzahlungen und die Rückerstattungen bereits mit den Buchungen verknüpft, zu denen sie gehören.

Das ist der Unterschied zwischen Aufzeichnungen, die technisch aufbewahrt sind, und Aufzeichnungen, die tatsächlich prüfbar sind.

Sei vorsichtig bei jedem Campingplatz-Software-Anbieter, der dir „GeBüV-konform" als Häkchen verkauft. GeBüV-Konformität ist keine Eigenschaft, die eine Software dir aushändigen kann. Sie ist eine Eigenschaft davon, wie deine gesamte Buchhaltung geführt wird, und die Verantwortung dafür bleibt bei dir und deinem Treuhänder.

Was wir tun werden, ist, dir genau zu sagen, welche Mechanismen existieren (das Änderungsprotokoll, das sich nicht bearbeiten lässt, die Aufbewahrung nach Gesetz, das Schweizer Hosting, der prüffertige Export), damit du und dein Treuhänder sie an deinen Pflichten messen könnt. Das ist die Substanz hinter den Grundsätzen.

Was wir nicht tun werden, ist, ein Zertifikat zu drucken, das auszustellen wir nicht in der Lage sind. Wenn die Seite eines Mitbewerbers eines für dich beansprucht, betrachte es mit derselben Neugier wie jede andere zu-schön-um-wahr-zu-sein-Zeile.