Vor der Anreise unterschrieben, nicht am Tresen gekritzelt
Beim Online-Check-in erfassen Gäste ihre Meldedaten und unterschreiben sie digital, noch bevor sie Ihren Platz erreichen. Nichts wird von der Rezeption abgetippt, und nichts hängt an einem leserlichen Papierformular.
Self- bzw. Online-Check-in ist ein Add-on und ab dem Professional-Plan aufwärts enthalten. Weil die Registrierung bei der Ankunft bereits unterschrieben ist, ist die Schlange an der Rezeption kürzer und die Ankunft eine Übergabe statt einer Formular-Sitzung.
In der Schweiz: der kantonale Meldeschein, im Format Ihres Kantons
Für Schweizer Plätze wird die Registrierung als kantonaler Meldeschein genau in dem Format erzeugt, das Ihr Kanton erwartet, und beim Self-Check-in digital unterschrieben.
Aus denselben Check-in-Daten stellt Grondia Ihre HESTA-Beherbergungsstatistik zusammen, und sie treiben die Kurtaxe pro Gemeinde — nach Gästetyp, mit Befreiungen und Obergrenzen. So speist ein unterschriebener Meldeschein die Auswertungen, statt dreimal neu erfasst zu werden.
Ein Datensatz, genau so lange aufbewahrt wie nötig
Jeder Gast ist ein Profil mit einem Meldedatensatz, kein Stapel loser Formulare in einer Schublade. Die Aufbewahrung erzwingt die Plattform: Datensätze werden für die vorgeschriebene Dauer gehalten und danach sicher gelöscht, statt unbegrenzt liegen zu bleiben.
Jeder Zugriff auf Gästedaten wird in ein manipulationssicheres Audit-Log geschrieben — wer, wann und was — sodass Sie genau belegen können, wie ein Meldeschein behandelt wurde.
Die Daten bleiben in der Schweiz
Meldescheine werden ausschliesslich in ISO-27001-zertifizierten Schweizer Rechenzentren gehostet, ohne dass etwas ins Ausland repliziert wird — kein US-Unterauftragsverarbeiter, keine EU-Ausweichregion.
Der Verkehr läuft über TLS 1.3, Daten im Ruhezustand sind AES-256, und alles wird gemäss nDSG aufbewahrt. Falls Sie je kündigen, haben Sie 90 Tage Zeit, Ihre Daten zu exportieren, bevor sie sicher gelöscht werden.
Was der Gast dafür bekommt
Das gästeseitige Portal ist in Deutsch, Französisch, Italienisch und Englisch, sodass ein Gast seinen Meldeschein in seiner eigenen Sprache ausfüllt.
Nach dem Check-in trägt derselbe Gast eine digitale Gästekarte — ein einziger QR-Code, der Schranke, Pool und Duschen öffnet und Partnerrabatte freischaltet. So ist der unterschriebene Meldeschein zugleich das, was den Gast hereinlässt.