Der erste Gast der Saison ist der schlechteste Moment, um zu merken, dass die Kurtaxe-Einstellungen noch auf dem Vorjahrestarif stehen oder das Buchungsformular auf der eigenen Website keine Stellplätze für die neue Saison anzeigt. Technische Überraschungen in den ersten Tagen kosten Zeit, Nerven und (wenn Gäste davon betroffen sind) Vertrauen.
Diese Checkliste deckt die Bereiche ab, die erfahrungsgemäss am häufigsten übersehen werden. Nicht weil Betriebe unachtsam sind, sondern weil viele Einstellungen nach dem Winterbetrieb inaktiv bleiben und erst beim ersten Buchungsversuch sichtbar werden.
1. Saisondaten, Preise und Verfügbarkeit
Beginnen Sie mit dem Saisonkalender und den Tarifen. Sind Hoch-, Schulter- und Nebensaison-Tarife pro Stellplatztyp für das laufende Jahr eingetragen? Gibt es Mindestaufenthalt-Regeln für Hochsaisonwochenenden oder Ferienphasen?
Konkret zu prüfen:
- Neue Stellplatztypen: Haben Sie in der Nebensaison neue Glamping-Einheiten, Mobilheime oder Sanitärparzellen hinzugefügt? Jeder neue Typ braucht eine Preiskonfiguration, bevor er buchbar ist.
- Sperrzeiten für Wartungsarbeiten: Tragen Sie Sperren für Renovierungsarbeiten oder Sektoren ausser Betrieb ein, bevor Buchungen eingehen. Ein bereits reservierter Stellplatz, den Sie am Montag sperren müssen, ist ein avoidables Problem.
- Sondertarife für Feiertage: Ostern, Pfingsten, Mitte August. Prüfen Sie, ob Spezialpreise und Mindestaufenthalte für diese Termine aktiv sind.
Grounded: saisonale Preisgestaltung pro Stellplatztyp, Mindestaufenthalts- und Ankunftsregeln, Kalenderblockierungen im Buchungsmodul (modules.ts, Modul booking).
2. Zahlungswege testen
Ein vollständiger Test des Zahlungsflusses vor Saisonstart ist kein Luxus. Er ist das Einzige, was sicherstellt, dass QR-Bill, TWINT und Karte beim ersten echten Gast funktionieren.
Konkret zu prüfen:
- QR-Bill: Erzeugt das System für eine Testbuchung eine korrekte QR-Rechnung mit strukturierter Referenz? Lässt sich der QR-Code im E-Banking einlesen und der Betrag stimmt?
- TWINT und Karte online: Funktioniert die Online-Zahlung bei einer Testbuchung über die eigene Website? Kommt die Bestätigungs-E-Mail an?
- Kurtaxe-Tarife aktualisiert: Kurtaxe-Tarife können sich jährlich ändern. Ein falscher Wert führt zur Untererhebung und einer Nachzahlung bei der Gemeindeabrechnung. Das ist vermeidbar, wenn Sie den Tarif vor Saisonstart mit der Gemeindemitteilung abgleichen.
- Depot und Vorauszahlung: Falls Sie Anzahlungen erheben, testen Sie, ob der Depot-Betrag korrekt berechnet und eingezogen wird.
Grounded: QR-Bill mit strukturierter Referenz, TWINT und Kartenzahlungen online, per-Gemeinde Kurtaxe-Einstellungen, Depot und Vorauszahlung im Billing-Modul (modules.ts, Modul billing).
3. Compliance: Meldeschein, HESTA, Datenschutz
Compliance-Einstellungen ändern sich zwischen den Saisons seltener als Preise, aber wenn doch, fallen Fehler erst bei einer Prüfung auf.
Zu prüfen:
- Meldeschein-Vorlage für Ihren Kanton: Kantone können Formularanpassungen mit Verzögerung kommunizieren. Vergleichen Sie Ihre aktuelle Vorlage mit der Kantonswebsite, wenn Sie Änderungen erwarten.
- HESTA-Stammdaten: Stimmt die erfasste Bettenkapazität noch? Falls Sie Kapazitäten verändert haben, muss das in den HESTA-Einstellungen reflektiert werden, damit die Beherbergungsstatistik korrekt ausgewiesen wird.
- Datenschutz-Einstellungen: Prüfen Sie die Aufbewahrungsfristen für Gastdaten. Einstellungen, die Sie unter dem revidierten Datenschutzgesetz (nDSG) konfiguriert haben, sollten noch greifen, besonders, wenn Sie Software-Updates hatten.
Grounded: kantonsgerechter Meldeschein, automatische HESTA-Erfassung, nDSG-konformes Datenmanagement (modules.ts, Modul compliance).
4. Personal und Zugriffsrechte
Saisonpersonal wechselt jedes Jahr. Wer am ersten Tag loslegt, braucht die richtigen Zugriffsrechte, nicht erst nach einem Anruf beim Chef.
Typische Lücken:
- Neue Mitarbeitende ohne Konto: Saisonkräfte, die erst im Frühling dazukommen, brauchen Benutzerkonten mit den richtigen Rollen (Rezeption, Housekeeping, Kasse, Verwaltung).
- Winteraccounts reaktivieren: Mitarbeitende, deren Konten für die Nebensaison deaktiviert wurden, müssen rechtzeitig wieder freigeschaltet sein.
- Housekeeping-Ablauf besprechen: Verstehen alle Mitarbeitenden, was die Statusfelder bedeuten? Dreckig, in Reinigung, bereit. Ein Stellplatz, der als «bereit» markiert wird, ohne es zu sein, landet beim nächsten Gast.
Grounded: Rollen und Zugriffsrechte, Housekeeping-Status pro Stellplatz, Aufgabenverwaltung und Notizen im PMS-Modul (modules.ts, Modul pms).
5. Kasse und Shop vorbereiten
Falls Ihr Campingplatz eine Kasse für den Campingshop, die Bar oder Aktivitäten betreibt, lohnt sich ein eigener Durchlauf vor dem ersten Verkaufstag.
Zu prüfen:
- Artikelkatalog: Sind saisonale Artikel (Grillgut, Eis, Sonnencreme, saisonale Aktivitäten wie SUP-Verleih) angelegt und mit aktuellen Preisen versehen?
- Anfangsbestände: Sind Lagerbestände für Artikel mit Bestandsverwaltung eingetragen, damit die Bestandsanzeige von Anfang an stimmt?
- Hardwareverbindung testen: Worldline-Terminal, Bondrucker, Kassenlade. Verbinden Sie die Geräte und führen Sie einen Testverkauf durch, bevor der erste Gast an der Kasse steht.
- TSE für deutsche Standorte: Falls Ihr Betrieb unter die KassenSichV fällt, stellen Sie sicher, dass die TSE-Einstellungen aktiv sind und Belege korrekt signiert werden. Ein Austausch der TSE-Hardware oder ein Software-Update kann die Konfiguration zurücksetzen.
Grounded: Artikelkatalog, Barcode-Scan, Bestandsverwaltung, Worldline-Terminal und TSE-Konformität für deutsche Betriebe im POS-Modul (modules.ts, Module pos, pos-shop, hardware).
6. Den Buchungsablauf aus Gastsicht testen
Dieser Schritt wird am häufigsten übersprungen und ist der wirkungsvollste. Führen Sie eine komplette Testbuchung über Ihre Website durch, so wie es ein Gast tun würde. Idealerweise auf dem Mobiltelefon, mit schlechter WLAN-Verbindung.
Ablauf:
- Öffnen Sie Ihre Campingplatz-Website auf dem Mobiltelefon.
- Wählen Sie Dates und einen Stellplatztyp für die aktuelle Saison.
- Schliessen Sie die Buchung mit einer Testzahlung ab.
- Prüfen Sie: Kommt die Bestätigungs-E-Mail an? Stimmen Datum, Stellplatz und Betrag?
- Falls Sie Self-Check-in anbieten: Öffnen Sie den Portal-Link aus der Bestätigungs-E-Mail und prüfen Sie, ob das Check-in-Formular korrekt angezeigt wird.
Fünfzehn Minuten, die den schlimmsten Start in die Saison verhindern: der erste Gast, der anruft, weil er seit einer Stunde versucht zu buchen und die Seite einen leeren Kalender zeigt.
Grounded: eingebettetes Buchungs-Widget mit Echtzeit-Verfügbarkeit, Self-Check-in-Portal (modules.ts, Module website, guest-portal).
Fazit: zwei bis drei Stunden für die ganze Saison
Die Checkliste oben ist kein theoretisches Framework. Es sind die konkreten Punkte, bei denen Campingplatzbetriebe zum Saisonstart am häufigsten auf Probleme stossen, und alle lassen sich vor dem ersten Gast beheben.
Zwei bis drei Stunden Vorbereitung, bevor die Schranke aufgeht, sind besser angelegt als zwei Stunden Fehlersuche, während zehn Gäste auf ihre Stellplatzzuweisung warten.